訪問介護の生産性向上 VBAﾏｸﾛでRPAしてDX化

VBAでコードをプログラミングしてマクロを組み、RPAを進めることで、DX化を図る
ノーコードやローコードでDX化

・・・何を言ってるのか分かりませんね。

web担当の鈴木です！

訪問介護事業所で働くヘルパー、サービス提供責任者にとっては、別世界の用語かもしれませんが、企業活動全体を見渡せば、ノーコードやRPAは正にトレンド。
これらはネット広告やテレビコマーシャルで盛んに流されていて、今ではマストなトレンドなんです。
訪問介護事業所も、トレンドに乗り損なってはいけません。
訪問介護と言えども企業、法人。
ましてや、有効求人倍率が信じられないほど、人手不足が深刻な訪問介護事業所。
RPAもDXも、避けては通れません。

我が事業所も、ホームページのリニューアルをきっかけに、オンライン研修や動画配信型の会議などの環境を整備しデジタル化を進めてきて、いつの間にか、ほぼ完全ペーパーレスになりました。
ヘルパーさんにとっての利便性と共に、僕たちサービス提供責任者にとってもデジタル化は効率化を進め、生産性の向上にもつながります。
数分のスキマ時間でも仕事ができます。

で、凝り性のワタクシ鈴木が今、はまっている？のが、エクセル作業の自動化です。VBAとかマクロとか、それ系です。

50人近くいるヘルパーさんのお給料計算を、ボタンひとつ、わずか数秒で計算。そのままヘルパーさんに渡す給与明細書にスタイルを整えてまとめて印刷まで自動化。

訪問介護の給与計算は、複雑かつヘルパーさんごとに手当が異なるなど、加味しないといけない条件が満載。
毎月、事務員や複数のサービス提供責任者が何時間もの時間を割いて、稼働実績チェックや計算をしています。
介護ソフトにも給与計算機能は付いているのですが、サービスコード毎に給料単価が異なっていたり、介護給付に合わせて低減があったりと、介護ソフトの機能では計算できない部分も多々あったりします。

そこで、ワタクシ鈴木は、エクセルで自動計算するシステム構築に取り組み、先日、1ヶ月ほどの悪戦苦闘の期間を経て、ついに完成にこぎ着けました！

もちろん、サービス提供責任者業務や直接支援をやった上で、空いた時間で作業をしております。
(やらなければいけない仕事を、ササッとやり過ぎて、ミス多発してるのが現状ですが。。。)

介護ソフトの実績からエクセルのパワークエリでヘルパーの稼働実績を取り出し、そのデータを関数表に貼り付けます。
ヘルパー毎に異なるページ数の稼働実績データを、ページ数に応じてコピーし、自動取得したヘルパー氏名の関数表のページに順番に貼り付け、翌月の実績が入らないようにし、空欄の行を非表示にするといったプログラムです。
関数表自体は、日にち、時刻、稼働時間、サービス内容から、時間外手当や休日手当、移動手当などの各種の手当をワークシート関数で自動計算する設定にしてあります。

コンピュータープログラムなんて組んだこともないワタクシでしたが、はじめてみるとハマってしまったのでした。

プログラム言語のVBA(ビジュアル・ベーシック・フォー・アプリケーション)とは、エクセルなどOffice製品を動かすためのプログラム言語です。
ネットにも情報があふれていて、比較的取っつきやすく実用性満載。
しかも、絶大の効率化、大幅生産性向上、省力化がバッチリ。

最初は関数表を作って手動でチマチマ実績データを貼り付けていたのでが、ヒューマンエラーも起きやすく、これを自動化できないか、そう考えたのがVBAによるプログラミングを始めるきっかけになりました。
1～2ヶ月、悪戦苦闘しましたが、完成してみるとすごい！
プログラムを実行してみると、目にも止まらないくらい高速で動きます。
唖然とするくらいの速さです。
今までの手間は何だったのか？、になるくらい爽快でした。

新しいことに挑戦することは本当にワクワクしますね。
しかも、仕事の生産性向上に多大に寄与します。
複数のサービス提供責任者や事務員が数時間×数日かかっていた作業が、 マクロをリンクしているボタンを押せば、正に一瞬で終わります。
訪問介護事業所も、今のトレンドに近づく努力は必要ですね！

他事業所の事務に追われる方々も、何日もかかっていた作業をVBAで一瞬でfinish、をやってみませんか？
VBAプログラミング、めっちゃハマりますよぉ～
(と言いつつ、通常業務でのミスが目立つ鈴木なのでした。。。)