訪問介護で使うExcel関数

デジタル化を進めている介護業界で普及している介護ソフトですが、日々の業務ではやはり、WordやExcel、PowerPointを使うことが多いですよね。

訪問介護でよく使うExcel関数にはどんなものがあるのか、他の事業所の皆さんはどんな関数を使って業務効率を図っていますか？

例えばヘルパーさんのお給料計算をするときには、介護ソフトから実績データからをExcelに取り込めば、一瞬で給与計算ができます。

あかしあで使っているExcel関数の一部をお伝えしたいと思います。

介護ソフトからインポートしたデータについて、A列が日付、B列がサービス提供時間、C列が稼働時間(分)、D列がご利用者名、E列がサービス内容の場合、金額に関してはダミーの数字ですが、例えば・・・

■給料基本単価

=IF(COUNTIF(E4,”★”),(CEILING(C4,15)/15*500),VLOOKUP(E4,$A$200:$B$500,2,FALSE))

あかしあで使っている介護ソフトでは、同行の場合は★マークが出力されます。同行の場合はサービス提供時間を繰り上げで15分ごとにして、15分につき500円を支払い、それ以外はサービス内容ごとの基本料金を入れます。給料単価表はA200~B500にあって、サービス内容ごとに給与基本料金を入れてあります。A200にサービス内容の名称と、B200にそれに対応した給与を入れておけば自動で参照されます。

■移動手当

=IF(OR(D4=”利用者A“,D4=”利用者B”,AND(D4=”利用者C”,D3=”利用者D”)),200,IF(AND(D4=”利用者C”,D5=”利用者E”),100,0))

続いて移動手当ですが、利用者AさんとBさん、利用者Dさんから利用者Cさんへの移動の場合は200円で、同じ利用者Cさんでもその後に利用者Eさんに行く場合は100円といった感じになります。

■記録・報告手当

=IF(COUNTIFS(E4, “延長”)+COUNTIFS(E4,”キャンセル”)+COUNTIFS(E4,”★”)+COUNTIFS(E4,”コロナ待機”)+COUNTIFS(E4,”事前説明”), 0, 100)

基本的には記録・報告手当は1ケアにつき100円付くのですが、延長やキャンセルなどと言った場合にはつかない、と言った関数になります。文字の省略記号の「”〇〇”」ワイルドカードはIF関数では使えないのでCOUNTIFを用いて、その言葉が含まれている場合は、を表現しています。

■休日手当

=IF(OR(COUNTIF(E4,”キャンセル”),COUNTIF(E4,”コロナ待機”),COUNTIF(E4,”事前打合”)),0,IF(COUNTIF($G$200$G$300,A4),CEILING(C4,15)/15*100,0))

コロナ待機や事前説明などの場合は休日手当は付きませんが、事業所が定める休日表G200~G300に日付がある場合は、サービス提供時間を繰り上げで15分ごとにして、15分につき100円の休日手当が付きます。

■時間外手当

=IF(OR(COUNTIF(E4,”キャンセル”),COUNTIF(E4,”コロナ待機”),COUNTIF(E4,”★”)),0,(IF(COUNTIF($D$200:$D$300,B4),VLOOKUP(B4,$D$200:$E$300,2,FALSE),0)))

コロナ待機や同行などの場合は時間外手当は付きませんが、サービス提供時間がD200~D300にある時間外対応表にある場合は、それに応じて時間外手当が付きます。

昨今、介護保険業務においては、業務効率化や生産性向上が求められていて、事業所の大規模化や協働化と言ったワードも出ています。
それぞれの事業所の良い取り組みを共有しながら、相互に業務効率化や生産性向上を図ってゆくことも大切だと思います。